線上簽核系統效益報告

國立臺東大學配合行政院節能減紙政策以及總統府發起「節能減碳123計畫」，以省電10%、省水20%、省紙30%為目標，本校積極推動規畫公文無紙化系統，期能落實文件無紙化，達成節能減碳及綠色環保目標，保育樹木愛護地球並提升公文書處理行政效能，於今年7月上旬開始建置公文線上簽核管理資訊系統，並於今年10月中旬正式上線啟用。

公文線上簽核管理系統包含：公文製作系統、文書流程管理系統、線上簽核系統、檔案管理系統、公文線上查詢系統、公文稽催管制及電子公佈欄系統…等。提供本效優質的公文處理環境，大幅提升行政效率。一份公文處理的生命週期，從收文、簽稿擬辦、會辦、陳核、發文，到結案歸檔，若能將內部紙本簽核流程調整為線上簽核，即可達成公文全程電子化處理，即自電子來文→線上分文→線上簽辦→線上簽會→線上陳核→電子發文→線上歸檔等程序全部網路化作業，實現公文處理無紙化的目標。

本系統推動的效益有下列五點說明：

一、            成本效益：

(一)    節省公文紙張、郵資成本、公文傳送車郵資。

(二)    節省各组室公文遞送人力成本。

(三)    結合公文製作、管理、簽核、檔案管理及影像管理，使系統一致性，避免系統整合問題。

二、            時間效益：

(一)    簡易操作方式方式，節省操作時間。

(二)    節省公文紙本往返時間，有效提昇公文傳送及辦理效率。

(三)    公文影像化，線上調閱無障礙。

三、            流程控管：

(一)    即時流程追蹤監控管理，避免公文遺失。

(二)    使用者權限控管。

四、            節約儲存空間

公文電子化歸檔，節省檔案室空間。將公文電子交換部分納入線上簽核，即可非常容易的達到30%以上的公文線上簽核比率，即可節約1/3以上的儲存空間。

五、            強化資訊安全

採用符合規定之電子憑證(自然人憑證)應用，強化公文線上簽核的安全認證。

本校依據公文部同角色，如總收文、總發文、主管、單位登記桌、承辦人、檔案室、稽催研考及系統管理…等角色，採分批分梯共20小時以上之系統操作教育訓練，讓使用者於上線時能輕鬆進行系統操作。