項目編號

ND01

項目名稱

收文處理作業

會辦單位

總務處文書組

作業程序
說明

一、     收文處理

(一)     簽收

(二)     普件拆驗

(三)     密件拆驗

二、     分文

(一)     本校公文分為掛號歸檔及自行存檔二種，掛文號公文的於辦理結束改送回總務處文書組歸檔，自行存檔則由各單位自行管理

(二)     總收發人員將公文拆驗後，應彙送總務處文書組組長辦理分文。如係電子交換、傳真、電報或外文電文，亦同。

(三)     來文內容涉及二個單位以上者，應以來文所敘業務較多或首項業務之主辦單位為主，於收文後再行會辦或協調分辦。

三、     編號及登錄

(一)     來文完成分文手續及於來文正面適當位置加蓋收文日期編號，於電子公文系統送發文登入產生發文日期即發文字號等資料。

(二)     承辦單位如因故遺失業經收文編號之公文，經援發文機關補發後要求補辦收文手續時，仍應延用原收文日期及原收文字號且於公文首頁加蓋「補」字樣。

四、     單位收發承辦

(一)     承辦單位應指定專人擔任單位收發登錄工作。

(二)     透過傳真或郵件形式之公文，應先送至總務處文書組補登錄掛文號，始得承辦。

五、     退文改分

(一)     各單位登記桌承辦人若發現公文有誤或有疑問時，由原分文承辦單位向總務處文書組要求「改分」，經核判確定之承辦單位應及簽收承辦。

(二)     退文改分作業視同最速件處理，原分文承辦單位不得積件延誤辦文。

控制重點

一、     收受公文之驗收、拆驗、分文、編號及登錄，是否依規定程序辦理。

二、     單位收發承辦是否已登錄於該單位承辦單位之「公文暨實體附件傳遞清單」。

三、     單位退文改分，是否依規定程序辦理。

法令依據

一、     文書處理手冊

二、     檔案法

三、     文書及檔案管理電腦化作業規範(99年12月修正版)

使用表單

一、改分公文由線上簽核系統處理

二、公文暨實體附件傳遞清單