項目編號

ND02

項目名稱

發文處理作業

會辦單位

總務處文書組

作業程序
說明

一、    發文前置作業

(一)  收到已決行待發之函(稿)，應注意函稿之速別及時效性並詳閱文稿上之批註。

(二)  凡機密性及重要性之公文，應交由總務處文書組組長專責處理。

(三)  待發文之函（稿）應以當日處理為原則。

(四)  如發現公文格式不合規定或發現原稿有錯誤或可疑之處時，應先請承辦人員做確認，或請承辦人員做修正後發文。

二、    公文系統發文說明

(一) 至公文系統辦理「創稿」登錄，點選事由、承辦單位及承辦人等資料後儲存。若為機密公文，事由欄位僅登錄簡要案名或代碼。

(二) 若是依據來函發文，則不必至公文管理系統登錄「創稿」，可依收到來函登錄之收文號發文。

(三) 打開Ｗｏｒｄ作業／點選電子公文製作系統／公文檔案／識別號取檔／例１７２１０／檢視公文核對／稿轉函／儲存檔案／輸入發文文號／確定。

(四) 若是教育部要點選署名「校長劉金源」，其他函文則點選校長劉金源／確定／儲存檔案／完成。

1.   若是校長核章則公文末端不用登打「本案依分層負責規定授權單位主管決行」。

2.   予教育部若為「書函」則不用點選署名「校長劉金源」。

三、    公文校稿：基本原則→印出來的內容要和決行的紙本原稿一樣。

(一)     公文書寫格式及數字運用方式，應依照「文書處理手冊」相關規定辦理。

(二)     電子發文附件上傳量需小於１ＭＢ。（５００ＫＢ為上限）

(三)     發文附件要影印１份放函稿後留存（影印本），以利日後調案查詢。

四、    公文用印：

(一)     行文教育部（上級單位）公文：需繕打校長署名，署名後蓋校長職章（小官章）。

(二)     書函、開會通知單：蓋校戳。

(三)     函：蓋校長職銜簽字章。

五、    確認發文類別：

(一)     紙本發文：

1.   一般公文：若有計畫書、光碟或核章後之附件，則向承辦人確認地址後以掛號寄出。

2.   密件公文：將公文及附件先以內封套裝封後，再裝入外封套彌封以掛號寄出。

(二)     若無任何附件，或者是可以電子檔方式傳送，將以「電子交換系統」發文。電子公文發出後，需檢視其受文單位是否順利接收，則須將公文印出以紙本方式掛號寄出。

六、     發完文改至公文管理系統登錄發文完成，再送檔案人員辦理歸檔

七、     紙本公文發文：各承辦單位將函稿文書組發文，並將電子檔案傳送至文書組，發文人員編輯文稿，修改核稿之增刪及內容，校對文稿，和併列印紙本公文。

八、    電子公文發文：以編輯校對好可以電子系統之公文先檢查附件電子檔是否正確，登錄教育部電子公文交換系統執行電子發文，檢視是否上傳成功，超過24小時電子交換成功者，則改以紙本發文，並在紙本公文上加蓋「已電子交換未確認」章戳。

控制重點

一、     擬辦業務製發公文之撰稿，是否經單位之主管核准。

二、     確認函(稿)公文是否已決行完成，若未完成則應退回承辦人處理。

三、     注意函稿之公文格式、日期、內容、標準符號與原稿是否相符。

四、     校對發現函稿公文有錯誤時，應向承辦人確認後請承辦人核章更正。

法令依據

一、     文書處理手冊(行政院秘書處出版)

二、     機關公文電子交換作業辦法

三、     本校文書處理實施要點

使用表單

公文(函稿)、開會通知單