項目編號

ND06

項目名稱

歸檔處理作業

會辦單位

總務處文書組

作業程序
說明

一、    凡經總務處文書組掛有全校總收發文號之公文，一律由文書組統一歸檔。

二、    公文歸檔以各單位為分類標準，檢視核判流程完備，公文及其附件齊全，編寫頁碼加蓋騎縫章，填註保存年限及分類號，未符合者退回補正。

三、    歸檔之公文除於檔案管理系統登錄外，逐一核對紙本件數及掃描檔件相符後，依據檔案分類暨保存年限區分表規定分類上架儲存。

控制重點

一、     歸檔案件如有下列情形之一者，檔案管理單位應退回承辦單位補正：

(一)     案件或其附件不全，或附件未經簽准而抽存者。

(二)     案件汙損、內容不清楚或無法讀取者。

(三)     案件未經批准或漏判、漏印、漏發、漏會者。

(四)     案件未編列文號或文號有誤者。

(五)     案件未填註分類號或保存年限者。

(六)     案件未依規定編寫頁碼或頁碼編寫有誤者。

(七)     案件二頁以上，未依規定蓋騎縫章或職名章者。

(八)     樣張或已作廢之契約憑證等文件，有漏蓋「樣張」或「註銷」字樣者。

(九)     案件與歸檔清單之登載不符者。

(十)     案件未能以原件歸檔，且未經簽奉權責長官核准者。

前項所定情形之補正，應由承辦人員查明補註蓋章，並經權責長官核可後，併同原案歸檔備查。

二、     歸檔附件如有下列物品時，不得歸檔並退回原承辦人自行保管：

(一)     現金、有價證券及其他貴重物品。

(二)     司法訴訟有關證物。

(三)     流質、氣體、易燃品、管制物品或其他危及人身與公共安全之物品。

(四)     易變質而不適長期保存之物品。

法令依據

一、     總收發文逾期歸檔及統計說明

二、     機關檔案管理作業手冊

三、     機關檔案點收作業要點

四、     檔案法(97年9月1日執行)