項目編號

ND07

項目名稱

檔案調閱作業

會辦單位

總務處文書組

作業程序
說明

一、    申請借調檔案時，應以案件或案卷為單位，並由調案人至文書組網頁下載調案單填寫。

二、    借調檔案以與承辦業務有關為限，並經單位主管核准。因業務需要，借調非主管案件時，除經本單位主管核章外，應加會原承辦業務主管同意。

三、    借調機密檔案，應經校長(或授權代理人)核准。

四、    借調檔案已提供複製檔案為原則，借調案件時應依下列原則辦理：

1. 已裝訂成卷且無法拆卷之檔案得整卷借出，並於「調案單」上註記卷數。

2. 案卷檢出時，須核算件數及頁數，並記載於調案單上，且「調案單」須填註歸卷日期，檔管人員依日期稽催歸案。

五、    借調檔案原件應於7日內歸還，期滿仍需繼續使用者，應提出「借調檔案展期申請單」，每次展期日數最長為7日。展期次數超過3次者，仍需使用檔案時，應先行歸還檔案後，再依規定辦理借調。

如為案情特殊或業務需要，應專案簽請校長(或授權代理人)核准，借調之期限，不受前項規定之限制。

六、    借調機密檔案原件應於3日內歸還，期滿仍需繼續使用者，應提出「借調檔案展期申請單」，每次展期日數最長為3日。展期次數超過3次者，仍需使用檔案時，應先行歸還檔案後，再依規定辦理借調。

如為案情特殊或業務需要，應專案簽請校長(或授權代理人)核准，借調之期限，不受前項規定之限制。調案人借調機密檔案期間應負一切保密責任。

七、    校外機關依法有權調用檔案者，調用檔案時，應備函載明法律依據、調用目的及調用期間，由業務承辦單位依來函簽辦，經本校首長或授權代理人核准後，向檔案管理單位辦理調卷，並附稽催之責。

校外機關借調檔案，需展期時應備函提出請求，由業務承辦單位依來函簽辦，經本校首長或授權代理人核准後辦理。

八、    對於借調檔案原件逾期(含逾申請展期期限)未歸還者，檔案管理人員應定期製作「借調檔案逾期未歸還稽催單」向調案人或所屬單位辦理催歸；經洽催三次仍不歸還時，應簽請校長(或授權代理人)處理。

控制重點

一、     檔管人員審核申請表資料填寫是否符合規定，申請之程序不符或欄位未寫完整，應通知申請人補正，未補正者，得駁回其申請。

二、     借調檔案以提供複製檔案為原則，借調原件時，須核算件數及頁數，並記載於調案單上，且「調案單」須填註歸卷日期。

三、     檔管人員依日期稽催檔案，檔案歸還時須與原件電子檔核對，確認檔案無被刪改情形。

四、     調案單依規定妥善存放至該檔案銷毀，日後若有爭議時以為憑據。

五、     對於借調檔案原件逾期(含逾申請展期期限)未歸還者，檔案管理人員應定期製作「借調檔案逾期未歸還稽催單」向調案人或所屬單位辦理催歸；經洽催三次仍不歸還時，應簽請校長(或授權代理人)處理。

法令依據

一、     機關檔案檢調作業要點

二、     國立臺東大學檔案管理作業要點

三、     文書處理檔案管理手冊

四、     機關檔案管理作業手冊

使用表單

一、     國立臺東大學調案單

二、     國立臺東大學借調檔案展期申請單