項目編號

ND08

項目名稱

機密檔案管理作業

會辦單位

總務處文書組

作業程序
說明

一、    密案件歸檔時，承辦人員應至文書組領取機密檔案專用封套裝封處理。

二、    承辦人員應於機密檔案專用封套封面註明保存年限、年度號、分類號、收發文號、承辦單位、承辦人員、案由或案名、案卷內文件起迄日期、頁數、件數、附件數、機密等級、解密條件、保密期限、公文遞送流程、封口加蓋印章或職名章後陳核。

三、    經核可後之檔案送文書組發文或送檔案管理單位點收歸檔。

四、    機密檔案與一般檔案分別存放，並應另備保險箱或其他具安全防護功能箱櫃，裝置密鎖存放之，並指定專人負責處理。

五、    機密檔案之檢調程序依檢調作業流程辦理。

六、    依規定檢討機密等級。

控制重點

一、     檔案管理人員檢視機密檔案專用封套是否記載完全，若記載不完全，則退回承辦人補正。

二、     機密檔案入專區存放由專人保管，並定期檢查各項安全設備。

三、     提供檢調時須依檢調作業流程辦理。

四、     依規定檢討機密等級，並於檔管資訊系統修改及註記。

五、     機密檔案經解密後才能依銷毀程序辦理銷毀。

法令依據

一、     檔案法

二、     機密檔案管理辦法

三、     國家機密保護法及其施行細則

四、     文書處理手冊

使用表單

一、     國立臺東大學機密檔案專用封套(收文、發文)

二、     國立臺東大學調案單

三、     國立臺東大學借調檔案展期申請單

四、     國立臺東大學機密文書機密等級變更或註銷紀錄表

五、     國立臺東大學機密文書機密等級變更或註銷處理意見表