項編編號

ND09

項目名稱

庫房安全管理作業

會辦單位

總務處文書組

作業程序
說明

一、     檔案庫房（以下簡稱庫房）採單一出入口門禁管制方式管理。

二、     庫房鑰匙由檔案管理人員妥善保管。

三、     以磁卡感應式開關，設定能進出人員。

四、     庫房鑰匙及磁卡應由檔案管理人員及文書組組長妥善保管。

五、     人員進出庫房應嚴格管制，除檔案管理人員外，非經許可不

       得進入。

六、     非檔案管理人員因業務需要進入庫房時，應由檔案管理人員

       陪同進入，於「人員進出檔案庫房紀錄單」記錄進入庫房之

       時間及辦理事項；如為庫房設備維修之廠商，應依契約規定

       時間由管理人員陪同進入，於「檔案庫房設施維護紀錄單」

       記錄進入庫房之時間及辦理事項。

七、     檔案管理人員定期進行庫房之例行性查檢，項目包括：

(一)  門禁管制系統、除濕、空氣淨化設備、防盜、消防安全設備、照明設備、防潮櫃、庫房門窗及通訊設備是否正常運作。

(二)  檢視庫房溫溼度是否正常，定期檢查溫溼度監控器是否正常，並於「檔案庫房溫溼度紀錄單」記錄之。

(三)  檢視錄影監視設備是否正常並定期檢視錄影之畫面。

(四)  檢視庫房環境及檔案架、櫃是否整齊清潔。

(五)  檔案管理人員每日下班前，應確實檢查庫房之門、窗已上鎖，防盜系統正常運作，並將庫房鑰匙、磁卡等妥適保管。

八、     庫房維護除定期例行工作外，管理人員應進行下列檢查維護

     事項：

(一)  庫房應定期進行清潔工作，清潔地面時應使用吸塵器或擰乾之拖把清潔地板，並以擰乾之抹布擦拭檔案架、櫃。

(二)  定期更換空氣淨化設備之濾網。

九、     檔案管理人員職務異動時，應將下列事項辦理移交：

(一)  檔案數量及保管狀況概述。

(二)  掌理業務範圍及相關設施。

(三)  庫房管理相關簿冊，如典藏目錄、檔案調案清冊、人員進出庫房紀錄單、各項設施使用操作說明文件、合作廠商聯繫資料等。

(四)  庫房鑰匙、磁卡等庫房出入管理物品

控制重點

一、    以磁卡感應式開關，設定能進出人員。庫房之備份鑰匙及磁卡由文書組組長會同駐衛警隊長彌封後蓋騎縫章，並交由駐衛警隊長保管，如於非上班時間發生異常狀況（如火災、地震、非法入侵等），駐衛警得於取得授權後開啟彌封之備份鑰匙或磁卡，進入庫房為必要處置，並將處理情形儘速陳報。若無法自行處置者，應通報檔案管理局。

二、    非檔案管理人員因業務需要進入庫房時，應由檔案管理人員陪同進入，於「人員進出檔案庫房紀錄單」記錄進入庫房之時間及辦理事項；如為庫房設備維修之廠商，於「檔案庫房設施維護紀錄單」記錄進入庫房之時間及辦理事項。

三、     庫房維護除定期例行工作外，管理人員應進行下列檢查維護事項：

(一) 使用或存放易燃或易爆物品

(二) 飲食、儲存食物或堆置雜物。

(三) 植養生物

(四) 未經許可攝影拍照或私自攜出檔案

四、     庫房之設備或設施如有損毀或異常時，管理人員應進行檢查並為必要之處置：

(一)     庫房設施有異常狀況時，如溫溼度異常、跳電等，管理人員、駐衛警或保全人員應查明原因並通知相關單位修復，並將修復情形記錄於「檔案庫房設施維護紀錄單」。

(二)     庫房如遇有大雨特報或颱風警報時，應預作防災準備，例如注意周圍排水口保持暢通、緊閉窗戶等處理。

(三)     大雨或颱風後，應立即檢查庫房內外及周圍地面是否積水，並檢查牆壁是否有滲水跡象。

(四)     庫房如遇天災或人為破壞時，應即時拍照並紀錄現場狀況。

法令依據

一、     機關檔案保管作業要點

二、     檔案庫房實施基準

三、     檔案機關管理作業手冊

使用表單

一、     國立台東大學人員進出檔案庫房紀錄單

二、     國立臺東大學檔案庫房設施維護紀錄單

三、     國立臺東大學檔案庫房溫溼度紀錄單

四、國立臺東大學檔案庫房溫溼度紀錄單