總 務 處 通 報

106年12月25日

承辦單位：文書財管組

東大總字第47號通報 

主旨: 有關本校文書作業處理（公文系統使用、用印申請、郵務寄送、檔案管理等），重申應注意事項如說明。

說明:

一、為避免遺漏重要之公文訊息、錯過開會時程等情況發生，請各主管、承辦人及單位登記桌務必每日至公文系統點閱電子公佈欄，並將重要訊息做紀錄及自我登錄行程，避免遺忘，另單位登記桌人員務必將公文轉發給單位內相關人員知悉。

二、公文有附件時視發文份數請自行備妥所需附件數量，並請影印1份併原文稿歸檔，以利調案時查閱；若為線上簽核但以紙本形式發文者，亦請備妥欲郵寄之附件數量。

三、欲發文之函稿，請勾選傳遞方式（如自取、電子交換、印刷、平信、限時、掛號、限掛等），本組將依該方式發送，不另修改；如欲以紙本郵寄，請承辦人詳細繕打受文者之郵遞區號及地址。

四、填寫用印申請表時，請詳列表單名稱及檢附人員名冊，若有缺漏一律退回補正。

五、非緊急重要之信件，請以平信或限時專送寄送，以撙節本校郵務費用。

六、依據機關檔案管理作業手冊7.5.3.1規定，辦畢公文附件應併同歸檔，如因業務後續辦理事宜而需抽存者，務必加註意見並經簽准；反之，案件或其附件不全或附件未經簽准而抽存者，一律退回承辦人補正後重新辦理點收歸檔。

七、106年度之分類號將於本(106)年12月29日下午4時30分關閉權限，逾時取文號者將納入107年度之檔案。

    此       致

各單位、學院及系所

發文傳遞方式

國立臺東大學用印申請表注意事項

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