公文點收及歸檔
公文點收及歸檔
- 歸檔原則：
- 以原件為原則，未以原件歸檔者，應經簽陳權責長官核准。
- 核章及決行：承辦人辨畢公文於送歸檔前，須注意核章是否完整，且決行欄位不可空白。
- 有附件者，每1種以1份為限。同一案件之本文及其附件，可為不同媒體型式，如以電子型式辦畢之公文，其附件可為電子檔(為優先)及紙本等。
- 得不歸檔：(1)一般信封或封套但具行政稽憑或法律信證之封套者，仍應歸檔；(2)附件為書籍經指定保存單位或應公開之陳列品(如海報)。
- 不得歸檔：(1)現金、有價證券及其他貴重物品。(2)司法訴訟有關物證。(3)流質、氣體、易燃品、管制物品或其他危及人身與公共安全之物品。(4)易變質而不適長期保存之物品。
- 紙本公文送歸檔或送發文時，請送至文財組辦公室，填寫歸檔清單，確認文件點收。如無法親送請自行下載填寫歸檔清單，連同公文送歸檔、點收。
- 密件歸檔：承辦人以專用封套裝封，填寫年度號及分類號等等各欄位，案由請簡要說明案情，隱蔽個資。
- 「 年度 」 及 「 檔號」：檔案若以開敢舊檔方式匯入公文，須注意該公文之年度號及檔號是否與當年度相符。
- 紙本公文頁碼編寫 ：
- 依據機關檔案管理作業手冊 7. 5. 1. 2 規定如下 ：
- 歸檔案件屬紙本型式者，承辦人員應將同 一案件逐件逐頁編碼。
- 按文件產生時間先後順序整理排序，晚者在上，早者 在下 。
- 頁碼編寫順序，先編本文，次編附件 ，由上而下為之，並於案件首頁註明總頁數 。
- 應以以鉛筆編寫頁碼區於每頁右下角依序編寫，雙面列印各算1頁，第1頁寫總頁數。空白頁無須編寫頁碼。
- 附件為成冊書籍(有封面及封底)或光碟(光碟上需載明名稱及公文文號)等，無須編寫頁碼。
- 若附件有以下情形，應於簽辦時敘明，並奉權責長官核准：
- 發文附件：
- 如原件隨文發出，無法歸檔者，請上傳電子檔或影本歸檔。
- 如附件確實有歸檔困難者，承辦人員應於承辦公文時，加註意見書寫「附件不歸檔」，並經決行主管同意後方可不隨文歸檔。
- 財產報廢簽核後：
- 報廢：三聯單正本及公文影本洽送文財組鄧先生辦理；
- 歸檔：公文正本歸檔，第三聯若不隨文歸檔者，簽辦時請加註「附件不歸檔」。
- 轉發個人之附件：如個人公文、獎狀、結業證書、畢業證書、教師證書、退休證、個人遺失物等。承辦人員應於簽文中敘明「附件轉發」事宜。
- 若附件有延後歸檔或抽出續辦之必要，承辦人員應於簽辦時敘明「歸檔期限」，並簽奉權責長官核准後，知會文書財管組檔管人員。
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